6 sposobów na oszczędności w branży transportowej
W ostatnich czasach rynek transportowy w Polsce nie ma się najlepiej, szczególnie dla małych firm bez dostępu do zewnętrznego kapitału. Zatory płatnicze, konkurencja, brak wykwalifikowanych pracowników i drożejące paliwo wpływają negatywnie na kondycję finansową przedsiębiorstw. Co możemy zrobić aby obniżyć koszty prowadzenia takiej działalności?
1. Zmniejszenie rotacji pracowników
Każde przedsiębiorstwo w którymś momencie działalności zetknie się z tym problemem. Koszt rekrutacji nowych pracowników, przystosowanie ich do pracy oraz wdrożenie w wewnętrzne procedury firmy spoczywa głównie na pracodawcy. Bazując na danych statystycznych, koszty te wcale nie są niskie. Szacuje się, że wynoszą one od 30 do 200% rocznego wynagrodzenia pracownika! Wlicza się do tego:
a) Koszty powstające zanim pracownik zdecyduje się na opuszczenie firmy takie jak spadek zaangażowania osoby planującej odejście z pracy, czas poświęcony na pożegnania i rozmowy o zmianie pracy, oraz czas, który osoba poświęci na przekazanie swoich obowiązków następcy.
b) Koszty poszukiwań nowego pracownika, w tym koszt przygotowania i publikacji ogłoszeń, czas i zasoby potrzebne na analizę CV oraz rozmowy kwalifikacyjne, oraz czas na sprawdzenie wiarygodności referencji i uprawnień pracownika.
c) Koszty wdrażania nowego pracownika, czyli między innymi czas pracownika przeznaczony na zapoznanie się ze specyfikacją firmy, oraz czas innych pracowników na przeszkolenie nowego zatrudnionego.
d) Inne straty, do których zaliczamy przestój w obowiązkach na danym stanowisku, obniżenie morale pozostałych pracowników wynikające z dodatkowej pracy „za kogoś”, a nawet nieefektywność nowego pracownika w pierwszych tygodniach wykonywania obowiązków. Do tej kategorii możemy zaliczyć także negatywny wpływ odchodzącego pracownika na innych zatrudnionych – między innymi nakłanianie do zmiany firmy (tzw. werbunek w zamian za premię).
Co można zrobić, aby zapobiec tak radykalnym krokom podejmowanym przez pracowników? Najlepszym sposobem na kontrolowanie zadowolenia z pracy są ankiety. Przeprowadzenie anonimowej ankiety to koszt kilku kartek i tuszu do drukarki. Można w niej zawrzeć pytania dotyczące zadowolenia z wykonywanej pracy i otrzymywanego nagrodzenia, warunków zatrudnienia, i wielu innych rzeczy – w zależności od stanowiska.
Przy ustalaniu prawdopodobnych przyczyn rezygnacji z pracy należy pamiętać, że pracownik nie zawsze zmienia pracę ze względu na wyższą pensję. Często są to warunki lepsze pracy (godziny, przerwy, urlopy), które może zapewnić inny pracodawca.
2. Ecodriving i spowolnienie eksploatacji pojazdu
Mimo, że szkolenia na specjalistyczne prawo jazdy nie różnią się od siebie prawie niczym, nie można tego powiedzieć o pracownikach. Każdy z nich ma inny stosunek do narzędzi zapewnianych przez pracodawcę. W branży transportowej najczęściej wykorzystywanymi pojazdami są samochody ciężarowe, ale zdarzają się także zwykłe „osobówki”.
Sposób w jaki kierowca obchodzi się z pojazdem ma olbrzymi wpływ na koszty które ponosi firma. Niektóre z czynników wpływających na systematyczne zwiększanie się kosztów to:
- „Ciężka noga”, czyli zbyt szybkie przyspieszanie i hamowanie. Tego typu zachowania drastycznie zwiększają poziom zużycia paliwa oraz przyspieszają eksploatację silnika
- Ozdoby i dodatki zaburzające swobodny przepływ powietrza (nie aerodymaniczne)
- Nieprawidłowe korzystanie z klimatyzacji
- Nieprawidłowe ciśnienie w oponach
- Zużyty bieżnik
- Niekontrolowany poziom oleju
- Nieprawidłowe mocowanie naczepy
Po uwzględnieniu wszystkich zagrożeń, spalanie paliwa może obniżyć się nawet o kilkanaście procent! W przełożeniu na rok pracy i wiele pojazdów, potencjalne oszczędności są olbrzymie, szczególnie, że wszystkie te czynniki można zniwelować wprowadzając wewnętrzne rutynowe kontrole. W przypadku ciężkiej nogi rozwiązaniem jest lokalizator GPS pokazujący prędkość pojazdu w czasie rzeczywistym. Dzięki świadomości bycia kontrolowanym, pracownik rzadziej podejmuje ryzykowne manewry i bardziej szanuje firmowe mienie.
3. Optymalizacja procesów logistycznych
Ten podpunkt jest zdecydowanie najlepszym i najbardziej efektywnym sposobem na obniżenie kosztów prowadzenia firmy. Dobry logistyk może zaplanować przewóz towarów lepiej i sprawniej, niż zrobi to niewykwalifikowany – mimo, że tańszy – pracownik.
Każdy towar można przemieścić na wiele różnych sposobów. Właściciel firmy nie może być specjalistą od wszystkiego, więc istnieje ryzyko zaniechania działań prowadzących do zmniejszenia kosztów przez niewiedzę w pewnej dziedzinie.
Dla przykładu podam znany mi przykład: kontener z Chin może przypłynąć do Polski lub Niemiec. W zależności od miejsca zacumowania, koszt VAT’u będzie niższy. Zwiększą się za to koszty transportu, więc z powodu braku doświadczenia manager może zdecydować się na zapłacenie wyższego podatku w zamian za mniejszą ilość pracy. Logistyk natomiast jest w stanie policzyć koszty i ustalić, czy koszty transportu przekroczą koszt podatku. W podanym przykładzie kontener miał zostać dostarczony do Wrocławia. Różnica odległości była na tyle niewielka, że bardziej opłacało się wysłać ciężarówkę do Niemiec. W odniesieniu jednego transportu takie przypadki nie mają większego znaczenia, ale w większych przedsiębiorstwach zaniechanie zatrudnienia bądź edukacji logistyka może zwiększyć koszty prowadzenia firmy.
4. Zmiana umiejscowienia magazynów
Ten punkt z pewnością nie dotyczy wszystkich firm zajmujących się transportem. Większość z nich posiada jednak magazyny w których tymczasowo przechowuje towary przeznaczone do dystrybucji.
Myśląc o wynajęciu lub budowie nowego magazynu często nie bierze się pod uwagę tego, jaka lokalizacja jest najbardziej korzystna dla danej firmy. Oferty rozważa się pod kątem ceny, czy nawet swego rodzaju „prestiżu”. Takie podejście na dłuższą metę jest błędne. Dobra lokalizacja magazynów pozwala na optymalizację kosztów przewozu towarów. Nawet, jeśli cena za wynajem powierzchni będzie niższa, należy upewnić się, że obecna lokalizacja nie jest przeszkodą dla sprawnego transportu.
Aby znaleźć najlepsze miejsce na umiejscowienie magazynu, należy przede wszystkim zanalizować sposób działania firmy. Jeśli na przykład pracownicy często przejeżdżają przez wieś „Ząbkowice Stare”, i znajduje się ona blisko miejsca ich zamieszkania, może warto by było przemyśleć zmianę lokalizacji ważnych obiektów tak, aby stworzyć im lepsze warunki pracy. Z pewnością odbije się to korzystnie na lojalności pracowników i prawdopodobnie także – w dłuższym okresie czasu – na finansach firmy.
5. Dobrej jakości narzędzia dla pracownika
W branży transportowej narzędziem nie będzie tylko pojazd czy telefon. W dzisiejszych czasach, kiedy technologia rozwija się w zatrważającym tempie, istnieje wiele udogodnień zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. Ciekawym rozwiązaniem jest monitoring GPS pojazdów, dzięki któremu logistyk lub pracodawca jest w stanie na żywo kontrolować położenie pojazdu i kierowcy. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za procesy logistyczne jest w stanie planować trasy dużo sprawniej i z wyprzedzeniem, mając dostęp do szczegółowych danych dotyczących przemieszczającego się pojazdu. Jest to rozwiązanie wygodne także dla pracownika, który na żadnym etapie podróży nie martwi się o opóźnienia po stronie firmy.
Innym świetnym narzędziem jest dobry system planowania trasy. W obecnych czasach jest ich pełno, zaczynając na Google Maps czy Yanosiku, a kończąc na dedykowanych urządzeniach z wykupionymi pakietami map. Dzięki dostępowi do internetu potrafią one wykrywać korki i inne przeszkody, które bezpośrednio wpływają na wysokość strat ponoszonych przez firmę. Jeśli Twoi pracownicy będą wiedzieli którędy lepiej pojechać – Ty tylko na tym zyskasz!
6. Planowanie tankowania
Mimo, że paliwo jest największym wydatkiem w większości firm z branży transportowej, dalej spotykam się ze stwierdzeniami w stylu „no jak to gdzie tankują? tam gdzie mają po drodze…”. Takie podejście bierze się z niewiedzy dotyczącej różnicy w cenach paliwa na stacjach – nie tylko pomiędzy różnymi krajami.
Najpewniejszym i najlepszym sposobem na oszczędności podczas tankowania jest znalezienie najtańszej stacji w rejonach, przez które często przejeżdżają nasze pojazdy. Nie zawsze musi to być jedna marka – ceny zależą zwykle od lokalizacji, i nawet korzystne karty flotowe i punkty lojalnościowe zwykle nie mogą zrekompensować tej różnicy. Warto przeprowadzić analizę wydatków na paliwo i wprowadzić standardy tankowania – to praca wykonana raz, a efekty przynosi codziennie!
Jeśli prowadzisz firmę transportową, większość z tych punktów jest Ci pewnie znana. Problem w tym, że mimo świadomości pewnych procesów ludzie ignorują je lub zrzucają na dalszy plan – pozbawiając się w ten sposób zysków i tracąc w porównaniu do konkurencji. Powyższe rady mogą wydawać się oczywiste, ale praktycznie wdrożenie ich może przynieść realne korzyści. Czemu więc nie spróbować?